L’Enterprise Content Management (ECM) è l'insieme di strumenti che consentono la gestione della documentazione prodotta e ricevuta all’interno di un’organizzazione.

Offriamo consulenza sulla gestione dei processi aziendali che ruotano attorno al concetto di documento. La soluzione adottata è Alfresco ECM, piattaforma Open Source di Enterprise Content Management, che consente alle Aziende di ottimizzare i processi legati ai documenti ed ai contenuti di qualsiasi tipo.

Alfresco, grazie alla sua architettura, offre in un unico prodotto funzionalità che coprono non solo la mera gestione documentale, ma anche la gestione dei contenuti WEB e la collaborazione fra utenti, in modo che le Aziende possano creare valore grazie alla aumentata produttività ed al miglioramento delle relazioni con l’esterno e, contemporaneamente, ridurre i propri costi.

Screenshot Alfresco

Alfresco è una vera e propria suite di prodotti fra loro integrati con un unico “contenitore” dei dati che consente di gestire i seguenti aspetti.

Documenti

Alfresco Document Management permette di archiviare i documenti, catalogarli, creare loro versioni, ricercarli, anche in maniera estremamente sofisticata e selettiva, definire regole di gestione dei flussi. La gestione non è limitata ai soli documenti, ma a tipologie diverse di archivio, da immagini a contenuti multimediali in genere. Le modalità di interazione possono essere molteplici; l’utente può vedere Alfresco come un semplice disco di rete, accedere ai dati tramite l’interfaccia all’interno del browser, caricarli o scaricarli via FTP, oppure usare i plug-in per le principali applicazioni quali MS Office ed Open Office.

Record

Alfresco Record Management consente, alle organizzazioni che ne fanno uso, di acquisire, gestire e controllare gli archivi, secondo le politiche di governance interna e conformità alle norme cogenti, in maniera da impedire accessi non autorizzati, conoscere chi ha acceduto e quando ai dati, assicurare la conformità alle norme interne ed ai requisiti di legge.

Contenuti Web

Alfresco Web Content Management (WCM) rende possibile lo sviluppo di portali con approccio 2.0, aprendosi ai contributi da parte degli utenti (interni ed esterni) ed integrandosi con i contenuti già caricati grazie ad Alfresco Document Management; la grande varietà dei temi e dei template di ultima generazione, ne fa uno strumento unico e di grande produttività, anche per redazioni di grandi dimensioni.

Collaborazione

Alfresco Share consente agli utenti una collaborazione sui contenuti gestiti tramite Alfresco Document Management. Gli utilizzatori possono collaborare fra loro tramite wiki, blog, forum di discussione ed agende condivise. Lo strumento si può integrare con MS Office tramite protocollo SharePoint, venendo visto da Office come un repository SharePoint.

La piattaforma è, inoltre, aperta a componenti Web esterni, per il massimo dell’espandibilità e della ricchezza.

A chi si rivolge

La gestione dei documenti, all’interno di un’azienda, assume un valore trasversale investendone tutti i reparti.

Problematiche risolte

• Estrarre, classificaree gestire il ciclo di vita dei documenti attraverso regole, metadata ed interfacce semplici e personalizzabili, il tutto basato su un archivio che offre servizi trasparenti integrati per un ECM completo.
• Ricercare velocemente e in maniera avanzata i documenti (stile Google).
• Integrare la gestione documentale con strumenti di lavoro che vanno dall’Office a ODF/PDF, da PowerPoint a Flash.
• Gestire i livelli di accesso degli utenti a livello di documento.
• Monitorare il flusso di lavoro e le variazione compiute sui documenti (versioning, cronologia delle attività, approvazioni, riferimenti incrociati, etc.).

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